Rozhodovací průvodce
Aplikace má vzniknout až ve chvíli, kdy ruční proces přestává být bezpečný a přehledný.
Excel nebo tabulka nejsou chyba. Problém začíná, když z nich vznikne zdroj různých verzí, ručního přepisování, nejasné odpovědnosti a zbytečného dohledávání informací.
Excel nebo Google Sheets jsou dobrý začátek. Problém nastává ve chvíli, kdy tabulka přestane být jednoduchým přehledem a začne řídit zakázky, termíny, zákazníky, schvalování nebo práci více lidí najednou.
Kdy už tabulka nestačí
Nemusíte hned stavět velký firemní systém. Často stačí jednoduchý nástroj pro jednu konkrétní práci, který se dá později rozšiřovat. Víc najdete na stránce aplikace na míru nebo v orientačním ceníku aplikací na míru .
- více lidí upravuje stejná data a vznikají různé verze,
- potřebujete role, oprávnění a historii změn,
- zakázky mají stavy, termíny a odpovědné osoby,
- data se přepisují z formulářů nebo e-mailů ručně,
- chyby v evidenci začínají stát čas nebo peníze.
Kdy Excel pořád stačí
Excel je v pořádku pro osobní seznam, jednoduchý jednorázový přehled nebo situaci, kdy s daty pracuje jeden člověk a chyba nemá velký dopad. Není nutné z něj dělat aplikaci jen proto, že existuje.
Kdy už je lepší aplikace
Aplikace má hodnotu ve chvíli, kdy potřebujete role, stavy, historii změn, formuláře, automatické upozornění nebo jistotu, že všichni pracují se stejnými daty.
Mezistupeň: malý nástroj pro jednu konkrétní práci
Nemusíte hned stavět velký firemní systém. Často stačí jeden formulář, přehled zakázek, evidence klientů nebo jednoduchý přehled, který nahradí nejhorší ruční přepisování.
Porovnat Excel a aplikaci na konkrétní práci
- Aplikace na míru
- Ceník aplikací
- Jak probíhá vývoj aplikace
- Poslat práci k posouzení
Před rozhodnutím
Signály, že má smysl prověřit vlastní nástroj
- se stejnými daty pracuje více lidí a není jisté, která verze platí
- zakázky, klienti nebo úkoly potřebují stavy, termíny a odpovědné osoby
- údaje se opakovaně přepisují mezi formuláři, e-maily a tabulkami
- chybí historie změn, role a kontrola nad citlivými informacemi
- jedna konkrétní ruční činnost opakovaně stojí čas nebo způsobuje chyby
- je možné začít malým nástrojem místo rozsáhlého firemního systému
Časté otázky
Otázky, které je dobré vyjasnit před dalším krokem.
Musí aplikace hned nahradit celý provoz firmy?
Ne. Bezpečnější je začít jedním jasně vymezeným problémem: například evidencí zakázek, formulářem, přehledem stavů nebo schvalovacím krokem. Další část se rozšiřuje až po ověření přínosu.
Kdy má smysl použít automatizaci místo aplikace?
Pokud je proces jinak funkční a problém je hlavně v opakovaném přenosu dat nebo přípravě podkladů, může stačit automatizovaný krok. Pokud chybí přehled, role nebo jednotné rozhraní, je vhodnější aplikace.